Le Bureau du Secrétariat

Le Bureau du Secrétariat est chargé de :

• Fournir un soutien administratif au Supérieur général et au Conseil général pour leur permettre de remplir leur rôle dans la direction de la Société : agenda, procès-verbaux, correspondance avec la Société.
• Aider à la préparation des réunions de la Société, par exemple l’Atelier des nouvelles Provinciales, l’Assemblée des Provinciales, le Chapitre général.
• Apporter un soutien administratif, le cas échéant, aux commissions ou comités ad hoc ainsi qu’aux programmes de formation, par exemple la Probation, la Formation continue.
• Organiser les dossiers relatifs au travail du Conseil général et du Secrétariat, y compris le transfert des documents appropriés aux Archives générales.
• Assurer l’interprétation des réunions et la traduction des documents de la Société.
• Fournir des canaux de communication avec les secrétaires provinciaux, permettant la liaison entre le Généralat et les Provinces.
• S’assurer que les données de tous les membres de la Société sont à jour dans notre base de données et gérer la maintenance et le développement de la base de données. Le catalogue annuel de la Société est généré à partir de cette base de données.
• Superviser la recherche et la planification des voyages de la Supérieure générale et de son équipe, y compris les visas nécessaires.
• Offrir une assistance technique et administrative quotidienne à la communauté de la Maison Mère.
• Maintenir les relations et les contacts avec la CIVCSVA et d’autres institutions.