La Oficina del Secretaría

La Oficina del Secretariado es responsable de:

• Proporcionar apoyo administrativo al Superior General y al Consejo General para permitirles desempeñar sus funciones en la dirección de la Sociedad: orden del día, actas, correspondencia con la Sociedad.
• Ayudar en la preparación de las reuniones de la Sociedad, por ejemplo, el Taller de Nuevas Provinciales, la Asamblea de Provinciales, el Capítulo General.
• Prestar apoyo administrativo, según proceda, a las comisiones o comités ad hoc, así como a los programas de formación, por ejemplo, Probación, Formación Permanente.
• Organización de los archivos relacionados con el trabajo del Consejo General y del Secretariado, incluida la transferencia de los materiales apropiados a los Archivos Generales.
• Establecer servicios de interpretación para las reuniones y traducciones para los documentos de la Sociedad.
• Facilitar canales de comunicación con las secretarias provinciales, permitiendo el enlace entre el Generalato y las Provincias.
• Garantizar que los datos de todos los miembros de la Sociedad estén actualizados en nuestra base de datos y gestionar su mantenimiento y desarrollo. El catálogo anual de la Sociedad se genera a partir de esta base de datos.
• Supervisar la búsqueda y planificación de los viajes de la Superiora General y su equipo, incluidos los visados necesarios.
• Ofrecer diariamente asistencia técnica y de oficina a la comunidad de la Casa Madre.
• Mantener relaciones y contactos con la CIVCSVA y otras instituciones.